Digitalización documental

DIGINEXO Transformación Digital de Documentos

Somos profesionales especializados en transformación digital de procesos y documentos y su integración a sistemas digitales de gestión.

Ayudamos a lograr los resultados esperados en proyectos de digitalización, con asesoramiento, capacitación y dirección en todas las etapas.

Contamos con experiencia liderando proyectos relevantes de gestión documental electrónica y digitalización documental en organizaciones de distinto tamaño en el sector público y privado.


Nuestro valor agregado es generar en forma concreta (y medible):


Aumento de productividad y reducción de costos de proceso

Despapelización, liberando espacios ocupados por archivos

Sustanciales mejoras en el acceso a la información

Seguridad y control en la gestión

Servicios

Brindamos asesoramiento a organizaciones que deseen encarar un proceso de transformación digital con independencia de la estrategia de los proveedores de escáneres y de servicios.

Análisis y definición de Series Documentales.

Estudio de Factibilidad y Presupuesto para Digitalización Documental, Indexación y Gestión Documental Electrónica para archivos vivos (con actualización continua) o pasivos.

Elaboración de Procedimientos de Entrada, Almacenamiento, Búsquedas, Distribución y Expurgo.

Inclusión de técnicas de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para facilitar búsquedas.

Determinación de formatos de Archivo más eficientes.

Organización e Inventario de Fondos Documentales.

Asesoramiento en Seguridad y Confidencialidad.

Asesoramiento y Diseño de Instalaciones de Centro de Digitalización Documental y Archivos.

Capacitación al personal. Actividades que promuevan el compromiso interno con el proyecto.

Tablero de Control con Indicadores de gestión para seguimiento del avance del proyecto.

Sistema de trazabilidad para identificar y ubicar documentación sensible y en proceso.

Elaboración de Requerimientos para compulsar propuestas de productos o servicios.

Coaching a los líderes del proyecto.

Experiencia

Características de los principales proyectos

PROYECTO A - RESULTADOS:

RECUPERACIÓN DE DOCUMENTACIÓN EN MÁS DE 5 MILLONES DE FOJAS:

Digitalización del 30% de la documentación.
Expurgue del 70% de la documentación.
Selección y clasificación de documentación para archivo histórico.
Liberación total de 6000 metros cuadrados de superficie ocupada por archivos en valiosos inmuebles de CABA.

ALCANCE DE NUESTRA PARTICIPACIÓN:

Planificación y organización del proyecto con participación de los sectores afectados.
Constitución del equipo de trabajo con 60 personas.
Dirección y seguimiento de avance. Duración del proyecto: 11 meses.


PROYECTO B - RESULTADOS:

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN LIBROS DE 16 MILLONES DE REGISTROS:

Documentos activos (actualización continua) con límites estrictos de tiempo fuera de los circuitos operativos (sólo 24 horas).
Trazabilidad continua para control y recupero inmediato de documentos en proceso (por urgencias).
Indexación con control de validación contra bases externas.

ALCANCE DE NUESTRA PARTICIPACIÓN:

Planificación y organización del proyecto con participación de los sectores afectados.
Constitución del equipo de trabajo con 25 personas.
Dirección y seguimiento de avance. Duración del proyecto: 11 meses.


PROYECTO C - RESULTADOS:

DIGITALIZACIÓN DE FICHAS DE MÁS DE 3 MILLONES DE FOJAS DE 2,3 MILLONES DE REGISTROS:

Documentos activos (actualización continua) con límites estrictos de tiempo fuera de los circuitos operativos.
Trazabilidad continua para control y recupero inmediato de documentos en proceso (por urgencias).
Indexación con control de validación contra archivos propios, detectando duplicaciones e inconsistencias.

ALCANCE DE NUESTRA PARTICIPACIÓN:

Asesoramiento a los sectores responsables de la custodia y administración de los registros en la organización del proyecto.
Ejecución de pruebas y determinación de parámetros de escaneo, indexación y archivo.
Capacitación al personal en la preparación y control de los documentos.
Definición de cronograma de trabajo y provisión del servicio de escaneo y control.


PROYECTO D - RESULTADOS:

INSTALACIÓN DE CENTRO DE DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL:

Instalación y puesta en funcionamiento de un Centro de Digitalización Documental modelo en su tipo en el país.
Capacitación de personal propio y afectado al proyecto por terceros.
Producción mensual de 5 millones de imágenes mensuales.

ALCANCE DE NUESTRA PARTICIPACIÓN:

Diseño del Centro y de los procesos con desarrollo de sistemas de control y trazabilidad, desde cero.
Constitución del equipo de trabajo propio con 50 personas.
Dirección y seguimiento de avance. Duración del proyecto: 11 meses.

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